Статьи

Как правильно подготовиться к выставке?

Анализируя современную бизнес-действительность, можно с уверенностью сказать: за последние 5-6 лет количество проводимых выставок стремительно возросло и продолжает увеличиваться с каждым последующим годом. Расширяются уже существующие выставочные центры, появляются новые, а сама выставочная индустрия приобрела совершенно иные размахи, чем когда бы то ни было.

Откуда пришла эта тенденция? И почему все больше и больше компаний желают участвовать в отраслевых выставках, демонстрируя новейшие наработки, продукты, технику услуги и т.д.?

Как известно, на данный момент выставка обеспечивает самый большой приток клиентов в компанию. Это самый действенный из всех маркетинговых активов, потому что работает в режиме «здесь и сейчас». Ни одна рассылка, ни один сайт и реклама не смогут дать клиенту полного впечатления о компании, предоставить информацию о продуктах и новинках, о характере работы в этой компании и отношении к процессу работы. Менеджер, работающий на выставке, в личном контакте всегда более убедителен, его рассказ – в несколько раз наглядней, чем телефонный разговор. А также выставка – это всегда площадка, где встречаются профессионалы. В большинстве своем, посетители идут на специализированные выставки с четко обозначенными целями: найти необходимую продукцию, компанию-партнера, где можно разместить заказ и т.д. Вообще, выставка — это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании - экспонента — завлечь своей продукцией или услугами.

Но, помимо привлечения клиентов, выставка – это еще и серьезная часть общей PR стратегии компании. Там, как нельзя лучше, есть возможность продемонстрировать свои достижения и предстать в наиболее выгодном свете, продемонстрировать свои наработки и «удивить» конкурентов.

Как специалист, работающий в области PR, весь массив проводимых выставок я могу поделить на 2 категории: крупные отраслевые выставки, участие в которых как раз и служит привлечением клиентов в компанию и имиджевые выставки, участие в которых как правило не приносит особо много заказов, но сильно влияет на имидж компании на рынке, улучшает общественное мнение о ней и придает некий статус «солидности». Например, наша компания участвует в сугубо профессиональных выставках, где в первую очередь представлены достижения рекламного рынка: «Точка Продаж», «Дизайн и Реклама», «Реклама». Но помимо этого, мы ставим свой стенд и на «ЭкспоШоу», что в своей сущности является полностью событием из области имиджа и PR. «ExpoShow» - это то мероприятие, где собирается лучшие рекламные компании с целью общения, обмена опытом и просто «тусовки».

Однако, мало принять решения об участии и закупить выставочную площадь. Одним из важнейших фактов является внешний вид выставочного стенда, потому что, то, как представлена компания, есть важнейшая слагаемая PR кампании в целом. Плохо оформленный стенд, неграмотно расположенное выставочное пространство, неформатный внешний вид менеджеров, работающих на стенде, способны разрушать репутацию компании и снизить уровень доверия, сконструированный столькими усилиями отдела маркетинга.

Итак, основная PR задача выставочного стенда – это заставить его работать, потому что сам стенд, как было уже упомянуто выше, непосредственное представительское «лицо» экспонента. Работающий стенд всегда состоит из несколько частей:
- Оформление, или иными словами «застройка».
- Расположение
- Грамотный, профессиональный персонал
- Распространяемая информация (каталоги, листовки и т.д.)

Говоря о застройке, здесь хотелось бы внести ясность. Существует 2 типа выставочной застройки: мобильная и стационарная. Каждая компания сама решает, что ей выбрать. Как говорится: «Кому что нравится». Но, прибегая к помощи стационарных конструкций, нужно быть готовым к достаточному количеству трудностей и растрат: на профессиональных монтажников, на фуры для транспортировки, на склад для хранения. И к тому же, на каждую выставку, если Вы закупаете разную площадь, Вам придется покупать новый стенд. Потому что стационарная застройка не предполагает варьирование площадей. Такого типа застройкой, как давно известным способом оформления выставочного пространства, пользуются большинство компаний. Второй же тип, мобильная застройка, — довольно новое и динамично развивающееся явление на рынке, к тому же она имеет некоторые преимущества в использовании. Вот несколько достоинств, которыми обладают мобильные конструкции.

Мобильные стенды позволяют:

экономить деньги за счет многократного использования. Подсчитано, что если постоянно покупать на выставке незастроенную площадь и пользоваться мобильным стендом, то уже на 3 выставке окупаются все затраты
экономить деньги на транспортировке: компактная упаковка, небольшой вес. Более того, в упаковку для стендов можно положить не только конструкции, но и буклеты, и сувениры
экономить время: средней площади стенд собирается в течение 40 минут двумя монтажниками
добиться полной автономности
быть готовым к выставке в любой момент
привлечь внимание за счет нестандартного внешнего вида. А яркая объемная картинка всегда собирает взгляды и заставляет людей останавливаться
применять сам стенд не только на выставке, но и как оформление холла компании, а также в демонстрационном зале компании (showroom)
не задумываясь, закупать разную площадь на разных выставках, потому что мобильные конструкции - это как некий конструктор. Имея один набор, можно оформить и 100 кв м, и 9.
Мобильная застройка осуществляется на основе стандартных конструкций таких производителей, как Expolinc, Elfra, Expand, Octanorm и др. Стоимость таких конструкций зависит от производителя и качества.

Элементы мобильной застройки:

Элементами выставочного стенда являются Pop-Up, малый стенд, Fold-Up, стойка-ресепшн и буклетница.

Конструкции системы Pop-Up — наиболее распространенный вид мобильных выставочных стендов. Это трансформируемый каркас, состоящий из легких трубок, соединенных узлами, которые объединяются в цельную конструкцию с тремя степенями свободы. Эти конструкции называют «зонтичными», т.к. принцип их сборки очень похож на разворачивание зонтика. Они сохраняют свою «раскрытую» форму при помощи «ребер жесткости», представляющих собой металлическую планку с магнитной лентой.

Конструкции системы Fold-Up или, как их ещё называют, «планшетные» мобильные стенды — это конструкция, состоящая из жестких планшетов (основа пенокартон или пластик), с полноцветным изображением или велкропанелью. В зависимости от производителя, конструкция Fold-Up складывается или разбирается до 1 планшета.

Для размещения каталогов, листовок и прочей информации о компании, на стенде устанавливаются буклетницы. Для работы стендиста используют стойку-ресепшн.

Также, кроме стандартного мобильного оборудования, используются еще элементы нестандарта, изготовленные из хромированного мобильного конструктора, — так называемая джокерная застройка.

Подводя итоги, можно отметить, что мобильные стенды, как ничто другое, обладают максимальной площадью рекламного пространства, а также большим потенциалом для дизайнеров. Это то, что касается внешнего вида.

Второй обозначенный аспект: расположение стенда на выставочной площади. Здесь важно выбрать удачное, самое проходное место и максимально открытое со всех сторон. Ведь если стенд находится в самом конце экспозиции, закрыт для посетителей, то он, как следствие, будет не посещаем. Наиболее выгодные места - середина зала, рядом с входом, выходом, около мест наибольшего скопления посетителей.

Персонал. Достаточно важный вопрос. Потому что без хорошего персонала участие в выставке теряет всяких смысл даже при наличии роскошного стенда. И нет ничего проще, как убить имидж компании, отправив на стенд непрофессиональных, невежливых сотрудников, плохо знающих ассортимент и не умеющих разговаривать с клиентами. Так что выставочный персонал – это та же составляющая процесса формирования public relationship и квоты доверия компании.

Что распространять на стенде, какую информацию предоставить – это уже решение PR департамента. Но, исходя из собственного опыта, я могу сделать следующее заключение: не стоить перегружать клиента литовками, пресс-релизами и т.д. Однако, на стенде обязательно должен присутствовать полный каталог по продукции или услугам компании чтобы усилить и дополнить впечатление клиента.

В заключение, следует сказать пару слов о процессе приготовления к выставке. Хорошим тоном считается рассылка с анонсом об участии и приглашениями на стенд всех своих клиентов. Это лишнее и ненавязчивое напоминание о себе и знак уважения. Ведь для достижения хороших результатов, в первую очередь должен быть отличный сервис.

Mobys Group

Источник: http://www.vmost.ru